Proyectizar o no proyectizar… (3ra. Parte)

Esta serie de publicaciones inició con el planteamiento del por qué tantas empresas e instituciones tienen problemas para tomar la decisión de iniciar el tránsito hacia un sistema de administración por proyectos. También definimos al menos cinco elementos básicos para iniciar dicho cambio. En la entrega anterior, hablamos del primero de esos elementos para llevar a la empresa hacia la proyectización. En esta entrega nos dedicaremos al segundo:

Establecimiento claro de roles y funciones, así como las expectativas empresariales sobre su desempeño

Curiosamente, uno puede observar que muchas de las empresas e instituciones que dicen no haber tomado esa decisión de iniciar el camino hacia la proyectización, en realidad y al menos de manera informal, ya lo están haciendo. Y entonces encontraremos a muchas personas administrando proyectos como si fuesen procesos operacionales continuos; por otra parte, esos que “administran” los proyectos y quienes les ayudan, no tienen ni idea de cuáles son verdaderamente sus funciones y mucho menos el alcance que estas tienen.
 

Los más afortunados, utilizan su propia intuición para arreglárselas. Otros, menos “creativos”, se ponen a buscar por ahí los distintos métodos que se utilizan; pero al final, todos sufren un largo proceso de aprendizaje por el método de prueba y error, que en muchos casos, sepulta —sin si quiera ponerle una lápida—, muchísimos proyectos que administrados correctamente hubiesen significado grandes éxitos y reportado beneficios adicionales a sus empresas.
 

Por ejemplo, no es poco común encontrarnos con miembros de equipo que, al preguntarles por sus deberes y responsabilidades dentro del proyecto, en realidad no tienen ni idea de qué es lo que estamos hablando. Al preguntarles sobre los métodos utilizados para comunicarse con el “director” del proyecto —tradúzcase como líder—, nos miran de forma sorprendida, voltean a ver si alguien les escucha y luego nos confiesan:
 

“Me envía un memorando indicándome lo que hay que hacer. Una vez que lo termino, le contesto por la misma vía diciéndole que ya está hecho. Sólo lo veo cuando meto la pata, cuando es su cumpleaños o en la fiesta de fin de año; lo que por suerte, en los tres casos, no es frecuente”.

Otras respuestas comunes a las preguntas sobre el “Director del proyecto” son:

“¡Eh! Yo no sabía que había un director de proyecto, me imagino que debe ser mi jefe”.

“Sí, bueno, es uno de los ‘big-chiefs’, pero siempre está muy ocupado y casi nunca lo vemos”.

Por supuesto, ya sabemos que la falta de comunicación entre los miembros del equipo de proyecto hace estragos, conduce a la desorganización, mala utilización de recursos, etc. y finalmente al poco éxito o fracaso del proyecto. Pero esta comunicación no sólo debe ser para asuntos específicos de los paquetes de trabajo. También es importantísimo que cada miembro sepa cuál es su función y qué es lo que se espera de él o ella, de forma documentada.

En mis clases, a la hora de abordar el tema de roles y funciones, por lo general pregunto a los estudiantes: ¿quiénes creen que son los interesados de un proyecto? En su mayoría, siempre mencionan a los patrocinadores del proyecto o incluso a los clientes; pero casi nunca incluyen al director del proyecto y mucho menos a los miembros del equipo.

Síntomas que identifican a las empresas que no tienen definidos roles ni expectativas de desempeño

• Comúnmente, los administradores le darán mucha más importancia a los paquetes de trabajo que tienen que ver con su propia disciplina profesional, que a la globalidad del proyecto.
• Los miembros de equipo frecuentemente se quejan sobre la falta de programas de desarrollo individual y capacitación.
• Los miembros del equipo no saben realmente cómo deben realizar sus tareas o cuáles son los resultados esperados. Esto causa altos niveles de frustración.
• Con gran frecuencia encontraremos casos típicos del Síndrome del Estudiante, la Ley de Parkinson, y aún los principios de Peter y de Dilbert.
• La forma en que se valora el desempeño del proyecto es: o muy confusa, o simplemente no se lleva a cabo ninguna medición.

La próxima semana, en la cuarta entrega, continuaremos analizando el siguiente de estos elementos básicos: Establecimiento de un programa de desarrollo de las capacidades y habilidades individuales.